Hay que aprender a distinguir entre lo importante y lo urgente cuando el tiempo es escaso y las gestiones a resolver se nos multiplican.
Un asunto es importante cuando afecta a los objetivos prioritarios establecidos en la empresa, cuando se refiere a las áreas estratégicas de la misma y tiene una clara repercusión y de forma considerable en los costos o en los ingresos de la empresa. Los clientes son siempre importantes, pero las gestiones con ellos pueden ser también urgentes.
Por el contrario, un asunto es urgente cuando se considera que no puede esperar su solución a un tiempo considerado normal, que hay que resolverlo de forma inmediata. Pero la urgencia real la debemos marcar nosotros, no el cliente que más chille o que más listo sea.
Entre las gestiones urgentes también hay que dividirlas entre importantes y no tan importantes. Si no somos capaces de diferenciar claramente qué es importante y qué urgente, nuestras equivocaciones costarán mucho dinero a la empresa. El gran error es llegar acostumbrar al cliente que solo se podrán resolver sus asuntos si él mismo los considera urgentes nada más plantearlos. Si todos los clientes consideran sus asuntos como “urgentes” algo estamos haciendo mal en nuestra forma de gestionar la normalidad.
• Muchas veces lo importante está relacionado con las oportunidades y lo urgente con los problemas. Hay que construir oportunidades y resolver problemas auténticos.
• Recordemos siempre que con el 20% de nuestro esfuerzo dedicado a los asuntos importantes, producimos el 80% de nuestros resultados. Que las urgencias son los problemas compartidos que si no sabemos encauzar se quedarán como un problema solo para nosotros.
