Si queremos buscar la fórmula para mejorar nuestro tiempo productivo, sea laboral o personal, analicemos qué es lo que nos roba tiempo y qué debemos controlar mejor. A veces son detalles que no damos la debida importancia y que suponen una gran pérdida de tiempo y de calidad en nuestra producción diaria, sobre todo si somos un ando intermedio al que se le va a pedir soluciones, atención a clientes y personal del equipo, controles de calidad y productividad. Todo en uno.
Actividades que reducen el tiempo productivo:
• Las interrupciones, muchas veces de unos pocos segundos y que no valoramos como negativas pero que nos supone perder la atención en lo que estamos haciendo y tener que volver al punto de partida a vece dejando por el camino atenciones imprescindibles.
• El desorden. Es fundamental tener todo en orden, no tanto (aunque para la imagen de cada uno se importante) con un orden común como con un orden donde el responsable sepa en todo momento donde se encuentra el dato, el papel, la consigna, el documento, la importante y lo urgente. No es posible ser desorganizado.
• La información inadecuada, es un lastre. Todo lo que no vale, lo que sea negativo, debe desaparecer. Si queremos guardarlo debe hacerse en un contenedor (digital o físico) que sea precisamente eso; “lugar de desechos”.
• La información imprecisa o demorada, se pierde o no tiene valor. Todo lo que se conserve debe estar completo. Es posible que unas palabras sepan dirigirnos a una idea… hoy. ¿Pero mañana entenderemos igual esas palabras inconexas que pusimos apuntadas mal y pronto en una nota?
• Los viajes no siempre son necesarios. Sean internos o externos. Hoy es posible resolver y hablar sin movernos de la mesa. Sin duda la presencia es fundamental, pero más lo es si la sabemos dosificar.
• Hay que huir de los informes y papeleos de escaso interés, y dar más interés a los informes necesarios. Ni todos son igual ni debemos crecer hacia el infinito. Pocos y buenos.
• Hay que evitar las visitas descontroladas, las imprevistas, las que no tengan un tiempo tasado. Todas las visitas, realizadas o recibidas, deben servir para algo. Y si es posible tomar nota para que no se nos olvide lo tratado, acordado, suspendido o malinterpretado.
• El teléfono es a veces un gran enemigo. Quien llama por teléfono entra por delante de quien está de forma presencial; no conoce en qué momento molesta; no sabe distinguir si en ese momento es más importante lo que haces que lo que te plantea el teléfono. Hay que restar valor al teléfono. Queda muy mal delante de un cliente que se atienda a otro que llama por teléfono, dejando lo suyo cortado.
